¿Te has sentido alguna vez como si el tiempo se te escapara? ¿Has terminado la jornada con la lista de tareas a mitad?
Es muy común trabajar con mucho esfuerzo en clínica y siempre tener la sensación que necesitarías más horas para acabar las tareas del día, no se trata de trabajar más sino de ser más eficiente.
Vamos a hablar de cómo gestionar el tiempo de manera inteligente sin dejarnos arrastrar por las rutinas y el desorden de prioridades.
¿Por qué unas personas son más productivas que otras?
Aquí entramos competencias y habilidades del perfil en el puesto. Estamos enfocando las tareas del día en una estructura que va ligada a estos parámetros de forma más sintetizada, es decir prioridades ante las tesituras que se generan en clínica dental.
Creemos un sistema fácil que nos permita alcanzar nuestras metas con las tareas que tenemos auto-asignadas o asignadas:
IMPORTANTE – URGENTE – NO IMPORTANTE – NO URGENTE
¿Cómo asignar nuestras tareas en una simple tabla que nos permita tener el control de la consulta?
Como importante
No cabe duda que EL PACIENTE es primordial, ¿qué más sería importante? El coordinar su hora de entrada, darle salida en tiempo y forma, estar pendiente de su paso por clínica, pruebas, laboratorios, adaptarnos a su horario, garantizarle comodidad, grado de satisfacción etc…
Como urgente
Podríamos decir EL TELÉFONO. Las llamadas no se pueden prever, el teléfono está todo el día sonando, no podemos omitir esta tarea ya que estamos en el sector servicios, es fundamental no dejar pasar más de tres tonos desde que suena la primera vez, al igual que la puerta debemos abrirla a la primera vez que tocan.
Como no urgente
Proveedores, comerciales etc… Con esto no quiero decir que no debemos atenderlos, hay que hacerlo, lo que debemos es buscar el hueco para que sean atendidos como merecen y no sean un bloqueo en nuestra gestión diaria.
Como no importante
Reunión con el equipo, comunicaciones en el pasillo a “salto de mata” porque no están las cosas en su sitio o donde debe estar, no mal interpretéis “no importante” se podría decir también menos urgente, es importante que las cosas estén en su sitio, es importante y a veces urgente, que nos tengamos que reunir con el equipo, ahora, pararnos en momentos álgidos en detalles que pueden esperar, es un bloqueo al mecanismo interno de trabajo, porque lo primero es el paciente, es el que está esperando, por lo tanto estas tareas no son importantes en ese momento, es mejor reunir a todo tu equipo al finalizar la jornada y todas esos detalles que no cumplen con los parámetros de calidad de tu clínica dental, darle la importancia que merecen en el momento adecuado.
Existen muchos detalles a lo largo del día para que esté todo perfectamente coordinado, además hay que sumarle todo lo que surge durante la jornada, ya sea con el personal, ya sea con laboratorio, proveedores, pacientes, agendas, tiempos, envíos y un largo etcétera de tareas que de forma automatizada se hacen.
Para poder prestar un alto manejo de esta pequeña herramienta de mejora del rendimiento, tenemos que practicarla diariamente, insistir en usarla para que luego sea automático como la primera vez que conduces un coche; ya habrá tiempo de conducir con una mano en el volante.
Debéis trabajar hacia el alto rendimiento y en consonancia con la excelencia en el servicio, para que tú y todo tu equipo seáis capaces de sacar el máximo partido a vuestro tiempo.
“Las personas exitosas desarrollan diariamente hábitos positivos que les ayudan a crecer y a aprender”. John Maxwell
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